“Manners maketh man”, 매너가 사람을 만든다.
1. 시간 지키기
제일 중요하다. 꼰대 문화가 많이 사라졌다고는 하지만 아직도 시간 약속을 제일 중요하게 생각하는 이들이 많다. 책임감을 엿볼 수 있기 때문이다. 미팅 시간보다 10분 정도 일찍 도착해 준비하는 습관을 들이자. 마음의 여유가 생겨 미팅에 더 집중할 수 있다.
2. 복장 선택
복장은 첫인상을 결정짓는 중요한 요소 중 하나다. 격식을 차린 복장은 전문성과 신뢰감을 주며, 캐주얼한 복장은 편안하고 친근한 이미지를 준다. 중요한 고객과의 미팅에서는 셔츠를 입고 팀 내 회의에서는 스마트 캐주얼을 추천. ‘Clothing and Professional Image’에 실린 연구에 따르면 복장은 직장 내 평가와 연봉에 중요한 영향을 미친다고도 한다.
3. 단정한 자세 유지
자세도 중요하다. 허리를 곧게 펴고 앉아 다리를 꼬지 않는 것이 좋다. 상대방의 눈을 맞추고 대화하자. 신뢰감을 주고 대화에 관심이 있음을 보여준다. 하버드 대학교의 ‘The Power of Eye Contact’ 연구에 따르면, 올바른 자세와 눈 맞춤이 의사소통의 효과를 높인다고 한다.
4. 명확하고 자신감 있는 말투
말을 할 때는 천천히, 명확하게, 그리고 확신에 차서 말하는 것이 좋다. 중요한 포인트는 반복해서 강조하고 불필요한 말이나 선을 넘는 농담은 하지 말자. 재미도 없고 감동도 없는 아재 개그도 제발 그만.
5. 경청하기
적극적으로 경청하고 적절한 시기에 고개를 끄덕이거나 “맞아요”, “그렇군요” 같은 피드백을 주자. 잘 말하는 것보다 잘 듣는 게 더 중요하다.
6. 미소 짓기
어렵다. 단정한 자세로 앉아 경청하고 미소까지 지어야 한다니. 하지만 이런 비언어적 표현이 대화 분위기를 부드럽게 만든다. 상대방에게 호감도 줄 수 있다. 몸짓, 표정, 손동작 등은 말보다 더 많은 것을 전달한다. 미소를 지으며 대화하는 것은 상대방에게 친밀감을 준다. 고개를 끄덕이는 것은 상대방의 말을 잘 이해하고 있다는 신호다. UCLA의 연구에 따르면 비언어적 표현이 전체 커뮤니케이션의 93%를 차지한다고 한다.
7. 간결하고 명확한 메모 작성
미팅 중 중요한 사항을 메모해 두면 나중에 정보를 재검토할 때 유용하다. 미팅의 주요 포인트, 결정 사항, 할 일 목록 등을 빠짐없이 기록하자. 특히 예산이나 금액, 마감 기한 등 숫자가 들어간 건 꼭 기록하는 게 좋다.
8 명함 준비 및 전달
명함을 전달할 때도 요령이 필요하다. 명함을 전달할 때는 두 손으로 공손하게 건네고 상대방의 명함을 받을 때도 두 손으로 받아 존중을 표시하자. 명함에 메모를 적거나 접는 건 예의에 어긋난다.
9. 적절한 음료 및 간식 제공
커피, 차, 물과 함께 가벼운 간식을 준비하자. 참석자의 긴장을 풀어주고 호의적인 분위기를 조성하는 데 도움이 된다. 간단한 다과는 업무 집중력과 생산성도 높인다.
10. 후속 이메일 보내기
미팅이 끝난 후에는 논의된 주요 사항에 대해 간결하게 요약해서 메일로 보내보자. 메일 내용에는 논의한 내용, 결론, 후속 조치, 기타 필요한 것 등 참석자들이 기억하고 실행할 것들을 적으면 된다. ‘International Journal of Business Communication’에 따르면 미팅 후 짧은 메일을 보내면 프로패셔널해 보이고 미팅의 효과를 극대화할 수 있다고 한다.
