매일 쏟아지는 이메일, 어떻게 관리할까?
이메일 알림 끄기
이메일이 올 때마다 알림을 받으면 흐름이 끊기고 집중력이 떨어진다. 당연히 업무 효율도 낮아진다. 스마트폰과 컴퓨터의 이메일 알림을 끄자. 하루 3번 정해진 시간(예: 오전, 점심시간 후, 퇴근 전)에만 이메일을 확인해 보자. 하루에 많은 시간을 절약할 수 있다.
필터와 라벨을 활용한 자동 정리
이메일 중에는 광고, 뉴스레터, 중요한 알림 등이 섞여 있다. 이를 분류하지 않고 모두 받은 편지함에 남겨두면 중요한 이메일을 놓치거나, 처리 시간이 길어진다. 필터를 설정해 이메일을 자동으로 정리하면 시간을 대폭 줄일 수 있다. 설정에서 ‘필터’ 기능을 활용해 뉴스레터는 자동으로 ‘홍보’ 라벨로, 중요한 이메일은 ‘중요’ 라벨로 나뉘게 설정하자. 자동으로 분류된 이메일은 나중에 한꺼번에 확인하면 훨씬 간편하다.
뉴스레터와 불필요한 구독 취소
이메일 스트레스는 불필요한 뉴스레터와 광고에서 온다. 불필요한 이메일을 계속 확인하고 삭제하는 것은 시간을 낭비하는 일이다. 더 이상 필요하지 않은 구독은 과감히 취소하자. 이메일 하단에 있는 ‘구독 취소’ 버튼을 사용해 구독을 해제할 수 있다.
템플릿 사용
자주 보내는 이메일은 매번 새롭게 작성할 필요가 없다. 미리 만들어 둔 템플릿을 사용하면, 반복적인 이메일 작성 시간을 크게 줄일 수 있다. 자주 보내는 이메일의 경우, 미리 템플릿을 만들어 두자. 필요할 때 불러와서 간단히 수정 후 발송하자.
짧고 간결하게 쓰기
어차피 할 말은 정해져 있다. 불필요한 인사말이나 장황한 설명은 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라, 받는 사람도 이해하는 데 시간이 걸린다. 내용을 간결하게 작성하면 양쪽 모두 시간을 절약할 수 있다. 이메일 작성 시 3문장 이하로 핵심 내용을 요약하자.
To/CC/BCC 기능 잘 활용하기
이메일을 받을 필요가 없는 사람까지 포함하면 불필요한 혼란이 생기고, 관련 없는 이메일에 시간을 낭비하게 된다. To, CC, BCC 기능을 적절히 활용하자. To는 직접 대응해야 할 사람, CC는 정보를 공유해야 할 사람, BCC(Blind Carbon Copy)는 숨은 참조라는 의미다. 상황에 따라 적절히 활용하자.
‘받은 편지함 0’ 유지하기
받은 편지함에 이메일이 쌓이면 심리적으로 부담을 느끼게 된다. 받은 편지함을 정리하고 필요한 이메일만 남겨두면 마음도 가볍고, 관리 시간이 줄어든다. 이메일을 읽자마자 답변할 것, 나중에 처리할 것, 저장할 것으로 나누자. 즉시 답변할 수 없는 이메일은 따로 폴더에 정리하고, 받은 편지함은 0을 유지하자.
