안 읽은 메일은 산더미인데 용량은 가득 차서 비워달라고 아우성을 지른다. 도무지 감당 안 되는 이메일, 어떻게 정리해야 할까?
1. 하루 두 번만 이메일 확인하기
하루 종일 이메일을 들여다보는 버릇은 버리자. 메일로 온 내용을 처리하느라 업무 순서가 뒤죽박죽될 수도 있고 생산성도 떨어진다. 오전 10시와 오후 4시, 하루 두 번 이메일을 확인하는 시간을 정하자. 그 외에는 이메일 알림을 끄자. 급한 연락은 전화나 메신저로 유도하면 오롯이 현재 업무에 집중할 수 있다.
2. 2분 법칙 적용하기
빨리 처리할 수 있는 이메일은 즉시 처리하자. 짧은 시간 내에 할 수 있는 일은 미루지 말자. 2분 이상 걸릴 것 같은 내용은 나중에 처리할 수 있도록 별도의 폴더에 넣어두자.
3. 필터와 라벨 활용
이메일을 자동으로 정리해 주는 필터와 라벨 기능을 활용하자. 중요한 이메일을 놓치지 않을 수 있다.
4. 뉴스레터 정리
하루에도 수십 개씩 쏟아지는 뉴스레터 때문에 메일함이 더 복잡해진다. 뉴스레터는 별도의 폴더로 자동 분류되도록 설정하자. 주기적으로 읽지 않는 뉴스레터는 구독을 취소하고 읽을 가치가 있는 뉴스레터만 남겨두자.
5. 보관함과 아카이브 활용
오래된 이메일을 정리하는 것도 중요하다. 옛날에 끝난 프로젝트 관련 메일이나 더 이상 안 볼 것 같은 내용은 보관함으로 이동시키자. 알기 쉽게 키워드를 설정해 보관하면 나중에도 쉽게 검색할 수 있다.
6. 정기적으로 정리하기
메일함이 엉망이라면 매주 금요일 오후 30분 정도를 이메일 정리 시간으로 정하자. 일주일의 업무를 마무리하기에 좋은 시점이다. 스팸 메일이나 광고 메일은 바로 삭제, 주말 전에 처리해야 할 업무는 확실하게 마무리 짓자.
7. 아무도 모를 비밀번호 설정
이메일은 보안이 생명이다. 비밀번호를 치는 걸 옆에서 보더라도 알 수 없을 정도로 강력한 비밀번호를 설정하자. 최소 12자리 이상으로 숫자, 특수문자 등을 모두 포함시키는 게 좋다. 주기적으로 비밀번호를 변경하고 동일한 비밀번호를 여러 곳에 사용하지 않을 것을 권장한다.
8. 자동 회신 설정
휴가나 출장 등 답장을 할 수 없는 상황에서는 자동 회신 기능을 활용하자. 메시지에는 부재 기간, 대체 담당자 연락처, 비상연락망 등을 명시해야 혼선이 없다.
9. 이메일 외에 소통 방법 활용
이메일이 최고의 소통 수단이 아닐 수도 있다. 짧고 간단한 메시지는 메신저를 사용하자. 긴 설명이 필요한 경우 전화나 화상회의로 말하는 게 더 효율적이다.
