효율적이고 발전적인 미팅을 위해.
미리 공유하기
명확한 목적이 없는 미팅은 시간을 낭비하고 혼란을 초래할 수 있다. 미리 아젠다(회의에서 논할의제, 안건)를 공유하자. 내용을 공유할 때 미팅 전날 간단한 질문을 포함해 의견을 사전에 수집하는 것도 좋은 방법. 팀원들이 한 번 생각하고 오니, 의견 교환이 더 활발해 진다. 또한 각 주제에 할당된 시간을 표시하자. 회의 시간이 단축된다.
가벼운 분위기
미팅을 시작할 때, 간단한 아이스브레이킹으로 팀원들에게 일상적인 질문을 던져 대화를 풀어보자. 분위기가 가벼워야 의견을 내기도 한결 쉬워진다.
미팅 시간을 짧게, 집중적으로
미팅이 길어질수록 집중력이 떨어진다. 부담도 커진다. 일반적으로 30분에서 1시간 이내로 미팅 시간을 설정하는 것이 이상적이다. 긴 미팅이 필요한 경우, 중간에 짧은 휴식 시간을 두거나 세션을 나누어 진행하자. 어렵다면 서서 미팅을 해보자. 서서 진행하는 미팅은 대화가 간결해지고 자연스럽게 시간을 단축하는 효과가 있다.
모든 팀원이 참여할 수 있게
특정 몇 명만 대화하고 나머지가 듣기만 하는 미팅은 효율성이 떨어진다. 모든 팀원이 자신의 의견을 공유할 기회를 가질 때 팀 전체의 에너지가 올라간다. 회의 중간중간에 질문을 던져 의견을 유도하거나, 의견을 말하지 않은 팀원들에게 순서대로 발언 기회를 주자. 팀원들이 미리 의견을 준비할 수 있도록 각 주제에 대해 사전 질문을 던지는 것도 좋은 방법이다.
다양한 의견 존중
의견에 대한 피드백이 자유롭게 이루어질 때 팀원들은 자신의 목소리가 존중받는다고 느낀다. 회의에서 팀원들이 제시한 의견에 대해 즉각적인 반응을 주고, 긍정적인 피드백을 주자. 그럼 더 많은 아이디어가 나온다. 반대 의견도 건설적인 방식으로 표현할 수 있도록 분위기를 조성하자.
비주얼 도구 적극 활용
시각적 자료를 활용하자. 복잡한 주제도 쉽게 이해할 수 있고, 팀원들의 집중력을 유지하는 데 효과적이다. 딱딱한 발표 자료나 보고서 대신 간단한 도표, 차트, 이미지로 논의 내용을 시각화하자.
집중 토론하기
시간을 정해두고 문제 해결법을 찾으면 더 빨리 결과물이 나온다. 이를테면 10분 내에 해결 방안을 도출하는 식. 10분의 제한 시간 내에 모든 사람이 아이디어를 내야 하는 스피드 브레인스토밍도 효과가 있다.
미팅 후 정리
미팅이 끝난 후 끝맺음을 정확하게 하지 않으면 논의된 사항이 쉽게 잊히거나 제대로 이행되지 않을 수 있다. 미팅 후 팀원들에게 회의록과 결론, 할당된 업무를 명확히 정리해 보내고, 진행 상황을 주기적으로 체크하자. 분위기는 가볍되 업무는 체계적으로 끌고 가자.
