어떻게 하면 더 빠르게, 효율적으로 일할 수 있을까? 시간, 인력, 자원 낭비는 이제 그만!
명확한 목표 설정과 역할 분담
목표가 불분명하면 팀원들이 서로 다른 방향으로 업무를 진행할 수 있다. 인력과 자원의 낭비다. 또한, 역할이 명확하지 않으면 책임 소재가 불명확해져 중요한 업무가 누락되거나 중복될 가능성이 크다.
정기적인 의사소통과 피드백
피드백이 없는 상태에서는 문제를 빠르게 수정할 기회를 놓치게 된다. 주기적인 미팅을 통해 팀원들이 현재 상황을 공유하면 발생하는 문제에 대해 바로 대응할 수 있다. 이는 특히 일정이 긴 프로젝트에서 효과적이다.
문서화와 기록 관리
프로젝트가 길어질수록 초기 결정 사항이나 변화된 내용을 기억하기 어렵다. 기록이 없으면 팀원 간 혼란이 발생할 수 있으며, 다음 프로젝트에서도 같은 오류가 반복될 수 있다. 공유 드라이브, Google Drive, Dropbox 등 클라우드에 중요한 문서와 기록을 정리해 놓으면 언제든지 필요한 정보에 쉽게 접근할 수 있다. 또한 프로젝트가 완료된 후에도 기록이 남아 향후 프로젝트에 참고 자료로 활용할 수도 있다.
두 가지로 나눠서 생각하기
프로젝트의 전체 범위를 다루다 보면 부담감이 커지기 쉽다. 이때 큰 업무를 두 개의 작은 단계로 나눠서 생각하면 처리하기 더 수월해진다. 예를 들어, 보고서를 작성할 때는 ‘자료 수집’과 ‘작성하기’로 나누고, 각 부분에만 집중한다. 이처럼 복잡한 업무를 단순화해 순차적으로 하나씩 해결하면 훨씬 빠르다.
마감일을 하루 전으로 설정하기
이건 에디터도 자주 하는 방법이다. 마감일을 실제보다 하루 앞당겨 일을 하는 거다. 예기치 못한 변수에 대비할 여유가 생긴다. 특히 외부의 피드백이나 추가 수정이 필요한 경우에도 빠르게 대처할 수 있다.
5분 규칙
큰 프로젝트를 앞두고 있으면 어디서부터 손을 대야 할지 막막하다. 일단 5분만 해보자. 일단 일을 시작하면 흐름이 잡히고 자연스럽게 일에 몰두하게 된다. 작성해야 할 보고서나 답변할 이메일 등이 쌓였을 때 유용하다.
끝내기 전 5분 정리
작업을 마친 후 바로 다음 단계로 넘어가기보다는, 작업 환경과 진행 상황을 간단히 정리하면 다음에 일을 재개할 때 시간을 절약할 수 있다. 업무를 끝낼 때 5분 동안 관련 파일이나 문서, 아이디어를 정리하거나 메모를 남기자. 예를 들어, 현재 진행 상황이나 남은 할 일 리스트를 기록해 두면 다음 회의나 업무 시간에 더 양질의 일을 할 수 있다.
필수 사항 3가지 체크
할 일이 많을 때 모든 것을 다 하려다 보면 중요한 일들이 빠지기 쉽다. 매일 필수적인 3가지 업무만이라도 완료하는 습관을 들이자. 그래야 전체 프로젝트 일정도 지키기 쉬워진다. 매일 아침, 당일 꼭 완료해야 할 업무 3가지를 적어두자. 다른 작업들 사이에서도 이 3가지는 최우선으로 끝내자. 중요한 일들이 놓치지 않을 수 있다.
미리보기 습관
전체 일정을 한 번 미리 보면서 마음의 준비를 하자. 업무가 예상외로 중첩되거나 시간이 부족해질 때 덜 당황하게 된다. 매일 아침 5분 동안 당일 일정을 살펴보고 필요한 준비를 미리 해두자. 미팅 자료를 확인하거나 필요한 도구를 준비하는 등 간단한 준비로 업무 흐름이 훨씬 매끄러워진다.
